Manager : 4 étapes pour créer un modèle de réunion innovant

Utiliser l'intelligence collective

N’en avez-vous pas marre des heures passées dans des réunions stériles sans prise de décision réelle ? En tant que manager, nous cherchons sans cesse à améliorer la relation de notre équipe et l’efficacité des prises de décisions et ça passe aussi par la réunion. La réunion est un espace privilégié de partage mais le temps qu’on y perd en diminue la performance !

Un méthode simple pour gagner en performance lors des réunions destinée au manager qui veut changer les choses

4 étapes pour construire un modèle de réunion de crise efficace approuvé et testé par les abeilles depuis 30 millions d’années. 

  1. Créer une convocation à une réunion efficace qui permet aux collaborateurs d’entamer une réflexion
  2. Ne pas assister à la réunion
  3. Organiser un vote en fin de réunion
  4. Recommencer les étapes  2 3 et 4 jusqu’à arriver à un quorum préalablement défini. 

Les abeilles un modèle de productivité

Les abeilles montrent une habileté incroyable dans la prise de décision. Chaque année une partie de la colonie quitte la ruche. Cette décision est irréversible et aux conséquences qui pourraient s’avérer mortelles si le choix n’est pas le bon. Pourtant après plusieurs jours de débat pour élire le nouveau site, elles s’envolent toutes dans la même direction. Une décision sans désaccord qui force le respect.

Il n’est pas question ici d’imiter les abeilles aveuglément. Néanmoins, elles utilisent des principes de prise de décision qui pourraient voir augmenter, selon Thomas Seeley,  la fiabilité des choix des groupes humains.

Commençons par comprendre le processus des abeilles lors de leurs réunions

Une question de vie ou de mort

Les abeilles un  modèle pour le manager en réunion
Les abeilles un modèle pour le manager d’aujourd’hui

Chaque année, les abeilles se trouvent devant une question de vie ou de mort, trouver une nouvelle demeure. 

Une équipe d’éclaireuses est alors envoyée à la recherche d’un nouveau nid. Elles décideront alors ensemble le meilleur lieu la colonie. Les débats sont parfois houleux .

Les échanges se font sous forme de danses qui donnent l’emplacement précis de l’endroit découvert. De ce fait, chaque éclaireuse danse pour illustrer sa découverte et défendre son point de vue. Il y a jusqu’à plusieurs dizaines de points de vue différents au départ .  Pourtant, lorsque sonne le départ, chacun des 30 000 individus de la colonie décollera dans le même sens !

La clé de cette décision sans désaccord ? 

Une réunion sans la présence du manager !

Une décision sans dirigeant en totale indépendance permet une étude des solutions sublimée par l’intelligence collective. En effet, même la reine, qui est pourtant cœur de la génétique de l’essaim, ne sera jamais consultée lors des échanges entre les éclaireuses !  

En entreprise, il est très souvent impossible d’échapper à la hiérarchie verticale. Ainsi, en tant que manager, nous avons au-dessus de nos têtes un chef, et nous avons aussi des collaborateurs …difficile du coup, de copier les abeilles et leur indépendance totale. 

Il semblerait alors que solution réside alors dans notre impartialité .

ETAPE 1 : Créer une convocation à une réunion efficace qui permet aux collaborateurs d’entamer une réflexion. 

Préparation de la réunion

On ne vous le répétera jamais assez, une réunion se prépare. Il n’y a rien de plus désagréable que de voir son chef arriver en réunion ne sachant pas de quoi elle parle et qui est supposé être présent ou pas. Avec les collaborateurs c’est la même chose, pourtant je vais vous demander d’aller un peu plus loin. Vous devez viser la neutralité totale ! 

Le manager doit préparer sa réunion
Le manager doit préparer sa réunion

Une convocation de réunion claire envoyée par le manager

Dans votre convocation, esquisser simplement l’étendue du problème, les ressources disponibles et les règles de la procédure sans jamais exposer votre point de vue ! 

La réunion doit être prévue suffisamment à l’avance pour permettre aux acteurs de commencer à réfléchir à des solutions. 

Ex : Réunion de crise mercredi à 16h00

Problème : prise de 4 jours de retard sur le planning prévisionnel de production suite à la découverte d’une fuite sur la pompe 1 RCP 003 PO 
 Ressources disponibles : équipe logistique en 3*8,  
Règles de procédure : 
- utiliser 50% de l’équipe logistique maximum
- la solution trouvée ne doit pas avoir un impact sur la réalisation des chantiers à proximité 
- respecter les règles de sécurité du site 

ETAPE 2. Ne pas assister à la réunion – frustrant pour le manager mais efficace !

Ça peut paraître surprenant mais si vous souhaitez réellement activer l’intelligence collective de votre groupe, vous n’assisterez pas au débat . De plus, il est totalement exclu de faire entendre votre point de vue, aussi pertinent selon vous soit-il !

Une liberté retrouvée en l’absence du manager

“Si le dirigeant fait preuve de partialité au début des délibérations ou exprime son mécontentement quand la discussion ne se poursuit pas comme il l’aurait souhaité, il risque de subvertir le bon travail du groupe et de provoquer un consensus prématuré de la part des membres qui, consciemment ou inconscient , cherchent à abonder dans le sens du chef”

T.SEELEY

Ne pas assister à la réunion permettra à vos collaborateurs de se sentir libres d’échanger sans plaire au chef. Cependant, il est indispensable de nommer un modérateur de la réunion afin de respecter la parole de chacun.

Un modérateur, la clé d’un débat réussi et d’une réunion bien menée

C’est une personne neutre qui n’a aucune part dans la problématique. Il veillera à ce que chaque personne puisse prendre la parole, que la compétition entre des points de vue concurrentiels soit menée de façon équitable et que le groupe arrive à l’exposition de plusieurs solutions le moment venu. 

Le modérateur tempère le débat de la réunion en l'absence du manager
Le modérateur tempère le débat de la réunion en l’absence du manager
Une règle astucieuse pour que chacun puisse s’exprimer est : personne ne doit parler deux fois avant que tous ceux qui le veulent puissent s’exprimer. 

En tant que manager, la seule chose que vous demanderez est de lister par écrit chaque solution trouvée. Donnez un temps limité au débat et revenez au bout du temps écoulé.

ETAPE 3. Manager, votre rôle est d’organiser un vote en fin de réunion

Pourquoi ne pas laisser libre cours au débat jusqu’à que tout le monde soit d’accord. Encore une fois , les abeilles nous montrent la voie.

Effectivement, lors du choix du nouvel emplacement , les éclaireuses mettent beaucoup de temps pour débattre des mérites de chacune des destinations. Il a été démontré que lorsqu’une maison rassemble plus de critères qu’une autre, l’éclaireuse qui la découverte met plus de vigueur dans sa danse.

Les abeilles , un modèle de communication lors des réunions ?
Les abeilles , un modèle de communication lors des réunions ?

De cette façon, elle convainc plus de congénères. Lorsque le quorum est atteint pour un groupe, les éclaireuses concernées changent de comportement. Les autres abeilles, celles qui n’avaient alors rien à voir dans le débat, entendent le signal et se préparent alors au déménagement. 

Vote pour une réunion efficace
Un vote à bulletin secret permet aux participants de la réunion de s’exprimer librement

Voyant que toute la colonie s’active autour des éclaireuses ayant atteint le quorum, les autres éclaireuses rejoignent le groupe . 

Rien de plus efficace qu’un vote à bulletin secret pour calquer ce mode de décision. A la fin du temps imparti, chacun des participants à la réunion (sauf le modérateur et le manager ) doivent voter pour une décision plus qu’une autre.

Si le scrutin montre que nous sommes loin d’un accord, il est clair que le débat doit continuer.

ETAPE 4. Recommencer les étapes  2. 3. et 4. jusqu’à arriver à un quorum préalablement défini. 

Il est évident que pour amener le groupe à une seule solution, le seuil doit être élevé.

Un seuil de 80% vise à faire changer d’avis les 20% restant.

En effet, à partir de ce pourcentage, les éléments minoritaires comprennent qu’il est inutile de poursuivre le débat et adoptent la position de la majorité afin d’obtenir le consensus souhaité. 

Conclusion, un modèle de réunion et mise en place facile par le manager : 

4 mots clefs , une réunion

  • bien préparée ,
  • un modérateur nommé lors des débats,
  • un manager absent des échanges et
  • une solution récoltant 80% des votes

est l’assurance d’une résolution de crise efficace et rapide. 

Pour continuer à prendre les abeilles en modèles dans votre management, n’hésitez pas à consulter la page réservée aux professionnels ou à consultez ma page Linkedin .

Source :

[Thomas D.Seeley, La démocratie chez les abeilles : un modèle de société , 2017]

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.